Apakah semua orang adalah Knowledge Worker?

Percaya tidak percaya, awalnya saya mengira bahwa semua pekerja yang menggunakan knowledge sebagai alat untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan nya adalah seorang knowledge worker. Namun beberapa tulisan membuat saya ragu..

Menurut Debowski (2006), knowledge worker merupakan pekerja yang sebagian bsear waktunya digunakan untuk membuat, menerapkan, dan menyampaikan knowledge ke pekerja lainnya.  Knowledge worker sangat mengandalkan pengetahuan individu dalam permasalahan dan situasi yang timbul.  Pekerjaan knowledge worker adalah mencari informasi baru yang dapat memperbaharui pengetahuan mereka, dan menggabungkan dan memproses informasi untuk mengasilkan output baru.

Artinya, knowledge worker merupakan pekerja yang didedikasikan untuk mencari, memproses, dan menyebarkan pengetahuan baru bagi organisasi. Tidak heran jika kita menyebut mereka lebih memakai otak ketimbang otot untuk menghasilkan sesuatu untuk organisasi.

Apa yang menjadi peranan dari Knowledge Worker?  Wikipedia menjabarkan bahwa Kowledge Worker mempunyai beberapa peranan, yaitu:

–          Menganalisa data untuk menciptakan hubungan antara data tersebut

–          Menilai input untuk mengevaluasi prioritas

–          Mengidentifikasi dan menganalisa trend

–          Membuat koneksi dari data data yang ada

–          Mengerti sebab dan akibat yang ada

–          Kemampuan untuk melakukan brainstorm dan drill down terhadap suatu ha

–          Menciptakan kemampuan baru

–          Membuat atau memperbaharui strategi

Oleh karena itu, knowledge worker dapat memiliki (dan bahkan menciptakan dan memperbaharui) Pengetahuan yang dimiliki organisasi (organizational knowledge), yaitu :

• Know how. Pengetahuan mengenai bagaimana mengaplikasikan knowledge itu sendiri untuk menyelesaikan tugas yang kompleks yang membutuhkan analisa dan strategi, seperti sebuah penelitian, testing, pengembangan, dan inovasi.
• Know who. Pengetahuan mengenai individu, grup, maupun unit organisasi yang dapat menjadi sumber pengetahuan, dan metode bagaimana berhubungan dengan mereka.
• Know what. Yaitu pengetahuan mengenai karakteristik, fitur, dan kegunaan sumber daya , sistem, mapun proses yang dapat ditemui dalam organisasi
• Know why. Kemampuan untuk mengevaluasi dan melakukan review terhadap alternatif yang ada untuk mendapatkan solusi yang terbaik
• Know where. Kemampuan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengakses sumber knowledge yang ada
• Know when. Pengetahuan untuk mengaplikasikan strategi yang dapat menyeimbangkan aktivitas, permintaan, dan kebutuhan, dan project yang beragam
• Know if. Pengetahuan untuk membayangkan, melakukan percobaan, mengantisipasi kemungkinan yang terjadi di masa mendatang terhadap suatu opsi sebelum opsi tersebut diimplementasikan

Dari penjabaran di atas, mana yang bisa kita golongkan sebagai knowledge worker? Berdasarkan point yang telah disebutkan, berarti pekerjaan yang melibatkan penciptaan, pengelolaan, dan penyebaran knowledge merupakan knowledge worker. Artinya, pekerjaan seperti programmer, system analyst, research and development,  dosen, peneliti, guru, ilmuwan, dan dokter merupakan knowledge worker. Pekerjaan seperti buruh pabrik, satpam, klerk, petugas adiministrasi dan petugas adiministrasi bukanlah knowledge worker.

Hal ini berarti orang yang menggunakan knowledge untuk melakukan aktivitasnya bukanlah knowledge worker, melainkan knowledge user.

(mohon komentar dan saran untuk tulisan ini dari para pembaca 😀  )

Penerapan Attention Economy dalam Pemasaran

Konsep mengenai Attention Economy telah kita bahas sebelumnya. Pengaplikasian konsep ini tentunya tidak lepas dari dunia pemasaran, karena berhubungan dengan bagaimana konsumen dapat mencurahkan perhatian nya pada website kita. Berikut terdapat beberapa kumpulan hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemasaran dengan atensi (attention). Hal hal tersebut berpusat pada bagaimana memberikan informasi atau isi yang sesuai dengan yang dicari oleh pengguna internet.

1.  Melakukan perubahan strategi pemasaran, dari pemasang iklan menjadi content generator (pencipta informasi dan pengetahuan) yang dapat dengan mudah disebar dan dibagikan oleh pengguna internet. Semakin banyak content yang dihasilkan dan dibagikan, produk atau website tersebut akan semakin diketahui oleh pengguna internet dan search engine. Dan setiap kali orang mencari sesuatu, website tersebut akan mendapat list paling atas. Hal yang dapat membantu terlaksananya hal ini adalah:

• Buatlah keyword, message atau content yang relevan dengan judul yang ada. Terkadang banyak informasi yang ditulis tidak relevan dengan isi informasi itu sebenarnya. Ketika pengguna internet mencoba mencari informasi tersebut pada search engine, informasi tersebut tidak akan ditemukan, karena tidak mempunyai keyword yang relevan dengan apa yang dicari.
• Hal lain yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan prioritasi dan front loading. Hal ini berhubungan dengan penempatan kata keyword atau link. Prioritasi berarti hal yang ingin kita tampilkan lebih menonjol akan kita taruh di tempat yang lebih mudah dilihat, misalnya posisinya lebih di atas. Front loading merupakan cara penulisan dengan menempatkan keyword atau link di depan informasi, sehingga orang tidak perlu membaca informasi tersebut sebelum mengetahui link atau keyword tersebut. Selain menarik perhatian pengguna Internet, hal ini juga akan menarik perhatian search engine.
• Dalam penulisan informasi atau berita yang ada, untuk mendapatkan perhatian dari pengguna, anda dapat melakukan langkah langkah berikut:

1. Menggunakan piramida terbalik. Ide yang lebih penting akan ditaruh di awal penulisan, sehingga perhatian pengguna atau pembaca tidak akan hilang.
2. Menghilangkan kata kata yang tidak perlu. Semakin banyak kata-kata yang tidak perlu, semakin rendah  perhatian yang akan diberikan oleh pengguna atau pembaca.
3. Melakukan layering pada penulisan. Inti dari informasi dijelaskan pada halaman pertama. Jika terdapat detil mengenai informasi, maka dibuat link untuk hal tersebut. Hal ini untuk mengurangi detil informasi yang tidak penting dalam satu halaman yang sama.
4. Buatlah headline yang menarik perhatian pembaca.

• Berikanlah hal yang baru untuk dimuat. Hal hal yang terus terupdate dan selalu diperbaharui akan membuat orang memberikan perhatian nya lebih lama.

2. Mengimplementasikan teknologi untuk menghasilkan Service yang dapat dipakai oleh pengguna Internet. Hal ini akan ditukar dengan atensi dari pengguna internet itu sendiri.

• Personalisasi Web. Menurut ibm.com, Personalisasi Web merupakan suatu proses mengumpulkan dan menyimpan informasi tentang lokasi pengunjung, meneliti informasi, dan berdasarkan pada analisa, mengirimkan informasi yang tepat kepada masing-masing pengunjung di waktu yang tepat, sehingga personalisasi merupakan suatu upaya untuk memberikan layanan dalam bentuk aplikasi dan informasi yang disesuaikan dengan minat, peran, dan kebutuhan pengunjung web. Personalisasi Web dikategorikan ke dalam beberapa model, dari yang paling sederhana sampai yang kompleks, yaitu:

1. Memorization.  Seperti namanya model ini merupakan sebuah bentuk personalisasi yang digunakan untuk mengingat atau menyimpan informasi dari pengunjung, sebagai contoh informasi mengenai data pengunjung seperti nama, umur, waktu berkunjung yang disimpan dalam cookies atau session yang disimpan di dalam web server. Informasi-informasi tersebut nantinya akan dijadikan pijakan situs web dalam memberikan informasi kepada pengunjung tersebut pada kesempatan lain.
2. Customization. Customization merupakan sebuah bentuk personalisasi dengan mengambil input dari informasi pengunjung pada saat melakukan registrasi, kemudian data tersebut digunakan untuk melakukan customisasi struktur dan isi halaman web.
3. Guidence or Recommender System. Model personalisasi ini memberikan rekomendasi kepada pengunjung sesuai dengan minat dan selera pengunjung.
4. Task Performance Support. Model ini melibatkan client-side system dengan bantuan perangkat lunak yang akan membantu pengunjung dalam menelusuri halaman web sesuai dengan informasi yang diinginkan.

• RSS Feed. RSS digunakan secara luas oleh komunitas weblog untuk menyebar ringkasan tulisan terbaru di jurnal, kadang-kadang juga menyertakan artikel lengkap dan bahkan gambar dan suara. Sekitar tahun 2000, penggunaan RSS meluas di berbagai penerbitan berita, termasuk Reuters, CNN, dan BBC. RSS digunakan pada hampir semua situs berita atau weblog, dengan berbagai tujuan pemasaran, press release, laporan reguler produk, atau aktivitas lain yang membutuhkan pemberitahuan periodik dan tentunya publikasi. Feed merupakan sebuah program komputer yang dikenal sebagai pembaca umpan (feed reader) yang bertindak sebagai pengumpul. Program ini mengecek situs yang menyediakan RSS dan menampilkan berbagai artikel baru yang ditemukan. Tenggang waktu dan siklus pengumpulan RSS biasanya dapat diatur oleh penggunanya. Program pengumpul dapat berupa program komputer atau sebuah layanan web yang tersedia online. Program pengumpul RSS di komputer biasanya berupa aplikasi (software) sendiri yang harus dipasang di komputer sebelum dapat digunakan. Program ini tersedia untuk berbagai jenis sistem operasi dengan harga bervariasi. Ada juga program pengumpul RSS yang gratis. Program pengumpul di web tidak memerlukan pemasangan dan pengaturan, kita dapat melihat dan mengecek RSS kita di mana saja, dengan syarat adanya browser dan koneksi internet. Beberapa layanan pengumpul RSS juga menyediakan penggabungan dan juga pencarian. Sebuah web yang menyediakan umpan RSS biasanya mempunyai link dengan sebuah tombol bertuliskan XML () atau RSS (). Namun disarankan menggunakan RSS daripada XML agar tidak membuat kerancuan (sebab setiap RSS adalah XML, tapi tidak tiap XML itu RSS).

Deming’s Four Lenses : Psikologis (Part 4 of 4)

Setelah mengetahui 3 pandangan yang ada, kita sampai di pandangan yang ke 4, yaitu psikologis.

Sisi psikologis merupakan bagaimana orang berprilaku dan berinteraksi dalam berbagai situasi yang ada. Sisi ini merupakan sisi yang penting untuk dipertimbangkan dalam kehidupan berorganisasi, terutama bagi seorang pemimpin dalam perusahaan.

kepemimpinan yang baik ditandai dengan adanya pemimpin yang mendekatkan dirinya secara psikologis dengan rekan kerja maupun bawahan nya. Pemimpin dapat melayani bawahan nya dengan visi dan bimbingan untuk memastikan terhubungnya semua komponen dalam sistem.

Individu terlahir dengan :

• motivasi,
• harga diri,
• kemauan untuk belajar,
• kreatifitas
• kesenangan dalam pencapaian
• Kebutuhan akan kebebasan dan kepemilikan

Hal hal inilah yang harus dikembangkan dan dipelihara untuk meningkatkan kualitas individu dalam melakukan pekerjaan nya. Memberikan pemberdayaan dan kepercayaan pada seseorang memenuhi kebutuhan akan kebebasan dan menambah kesenangan dalam bekerja. Kerjasama dan loyalitas memenuhi kebutuhan akan kepemilikan. Sedangkan mengembangkan dan mempelajari keterampilan baru akan meningkatkan nilai individu dan meningkatkan rasa kepemilikan.

Perlu kita ketahui, bahwa tiap individu belajar dengan caranya sendiri. Tiap individu mempunyai pengalaman yang berbeda beda dalam belajar. Menjadi pemimpin yang mengelola orang untuk meningkatkan performa harus memiliki pemahaman akan hal tersebut.

Deming’s Four Lenses : Teori Pengetahuan (Part 3 of 4)

Kita telah mengetahui bahwa sistem organisasi kita sangat bergantung pada proses yang dapat bekerja dengan baik satu sama lain (Four Lenses pertama). Kita juga telah mengetahui bahwa kita akan selalu memiliki variasi dalam menghasilkan suatu produk, dan kita harus meningkatkan konsistensi dan kualitas dalam menghasilkan suatu produk tersebut, dan semua hal ini harus selalu dikembangkan dari hari ke hari. (Four lenses kedua)

Pandangan yang ketiga merupakan Teori pengetahuan. Teori Pengetahuan mengemukakan bahwa pengembangan sistem sangat bergantung pada studi yang dilakukan oleh organisasi secara terus menerus. Pengembangan sama artinya dengan melakukan proses pembelajaran dan mengembangkan pengetahuan baru mengenai sistem. Proses pembelajaran ini meliputi 4 tahap, yaitu:

• Plan. Dalam tahap ini kita merencanakan dan menggambarkan secara jelas arah dan tujuan yang ingin dicapai dengan ide yang akan kita coba, dan bagaimana cara kita mencapainya
• Do. Menjalankan perencanaan tersebut. Biasanya kita lakukan dalam skala yang kecil terlebih dahulu
• Check. Memeriksa apakah ide yang baru tersebut telah mencapai tujuan kita. Saat kita melakukan pemeriksaan ini, diharapkan kita belajar sebanyak banyaknya dari eksperimen tersebut. Hal inilah yang akan menimbulkan pengetahuan baru
• Act. Memutuskan apakah ide tersebut akan kita pakai atau tidak. Kita juga dapat mengulang urutan yang ada untuk mencoba dengan kondisi yang berbeda

Deming mengemukakan bahwa pengetahuan merupakan hasil dari pengaplikasian teori yang ada dan harus dikembangkan dengan dasar teori yang ada. Teori yang ada memberikan arti terhadap pengalaman (experience) yang didapatkan, dan pembentukan teori juga terjadi berdasarkan experience yang didapat pada masa lalu. Siklus inilah yang akan menghasilkan pengetahuan dan perbaikan terus menerus.  Dalam tulisan nya , Deming juga mengingatkan agar tidak menyamakan informasi dan pengetahuan (knowledge). Informasi tanpa aplikasi dari tahap pembelajaran di atas tidak akan menghasilkan pembelajaran. Hal ini juga tidak memperbaiki dan mengembangkan proses yang ada. Disinilah juga terdapat peranan Knowledge Management sebagai pendukung pembelajaran dan pengembangan pengetahuan yang ada.

Melalui teori yang ketiga ini, organisasi harus terus melakukan proses pembelajaran dan pengembangan pengetahuan yang ada untuk memperbaiki proses yang ada dalam organisasi tersebut, sehingga tercipta sistem yang lebih efisien dan menghasilkan produk yang baik.

Deming’s Four Lenses : Pengetahuan mengenai Variasi (Part 2 of 4)

Dalam melakukan pekerjaan sehari hari, sistem yang kita miliki akan menghasilkan output yang berbeda beda. Terkadang hasilnya baik, seringkali hasilnya rata rata, dan kadangkala hasilnya buruk, dan bahkan terkadang kita mendapatkan hasil yang ekstrem (sangat baik maupun sangat buruk).  Kita dapat melihat bahwa terdapat banyak variasi hasil yang terjadi dalam melakukan suatu hal yang sama.

Hal inilah yang menjadi pandangan Deming yang kedua. Mengapa bisa timbul variasi? tentunya terdapat penyebab dari adanya variasi ini. Hal ini dapat disebabkan oleh dua macam penyebab, yaitu :

• Common Cause. Kejadian ini merupakan penyebab yang biasa terjadi, dan akan segera normal kembali dengan sendirinya. Contohnya : produksi suatu pabrik akan menurun dengan sendirinya ketika musim liburan karyawan tiba. Setelah karyawan kembali masuk, produksi akan kembali dengan sendirinya.
• Special Cause. Kejadian ini merupakan penyebab yang tidak biasa terjadi, dan tidak akan kembali normal kecuali jika kita mengetahui akar permasalahan nya. Contohnya : produksi suatu pabrik menurun karena mesin produksi mengalami kerusakan. Produksi tidak akan kembali menjadi normal jika mesin tersebut tidak diperbaiki.

kita dapat melihat dari grafik diatas, hasil pekerjaan yang stabil memiliki variasi yang lebih sedikit daripada pekerjaan yang tidak stabil. Lalu apa yang dapat kita lakukan untuk menghasilkan kualitas pekerjaan yang lebih baik dengan menggunakan konsep variasi ini? kita dapat melakukan beberapa hal, yaitu:

• Bagaimana kita dapat mengurangi variasi pekerjaan tersebut. Dengan mengurangi variasi, berarti hasil kerja kita lebih konsisten dan kerja kita akan lebih stabil. Semakin kecil variasi yang didapat (rentang antara kedua batas atas dan batas bawah semakin kecil), maka pekerjaan kita lebih konsisten dan stabil
• Bagaimana kita dapat memperbaiki rata rata pekerjaan tersebut. Tidak cukup dengan hanya mengurangi variasi. Tentunya kita tidak mau melakukan pekerjaan yang konsisten, namun memiliki kualitas buruk. Kita juga perlu meningkatkan kualitas rata rata kita. Dengan memperbaiki rata rata kualitas kita, berarti kita bekerja semakin cepat dan efisien.

Dengan memahami pengetahuan mengenai variasi ini, kita diharapkan  untuk dapat memperbaiki cara kerja kita agar kita dapat menunjukkan konsistensi dalam hasil kerja dan perbaikan kualitas terus menerus dalam cara kita menjalankan pekerjaan tersebut.

Post selanjutnya : Teori Pengetahuan

Deming’s Four Lenses (Part 1 of 4 )

Pada 4 post ke depan, kita akan coba membahas dan mempelajari Deming’s Four Lenses. Deming’s Four Lenses merupakan suatu teori mengenai bagaimana kita melihat dan bagaimana seharusnya suatu organisasi berjalan. Jika kita dapat memahami teori ini dengan baik, maka kita akan dapat menentukan langkah yang dapat kita tempuh untuk mendapatkan perkembangan kualitas dan efisiensi. Teori ini disarankan bagi para manager agar dapat membawa organisasinya menjadi lebih efisien dan sukses. Pandangan yang pertama dari 4 pandangan (lenses) tersebut adalah:

Pandangan Organisasi sebagai Sistem

Dalam pandangan nya yang pertama ini, kita dihadapkan pada sebuah pengertian bahwa sistem merupakan hubungan antara komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Deming menyebutkan bahwa  setiap organisasi adalah sistem yang menerima input dari supplier dan mengubahnya menggunakan proses untuk menghasilkan output berupa barang maupun jasa.  Untuk membuat barang atau jasa yang berkualitas, dibutuhkan proses proses ini. Bahkan proses proses tersebut dapat berkolaborasi menjadi proses yang lebih kompleks yang menghasilkan produk secara lebih efisien. Kita dapat melihat pada gambar diatas,  dimana sistem tersebut dimulai dari input, lalu melalui sebuah proses (titik hitam) dan menghasilkan output. Output  suatu proses menjadi input bagi proses lain, dan proses proses yang ada tersebut saling berhubungan dan terkoneksi satu sama lain untuk menghasilkan suatu hasil

Dalam sebuah sistem, proses proses yang ada tidak berdiri sendiri, namun saling berhubungan satu sama lain. Akan terjadi pemborosan apabila dalam sebuah sistem terdapat proses yang tidak bekerja dengan baik.

Inti yang ingin disampaikan oleh Deming adalah perusahaan dapat meningkatkan keuntungan dan kualitas dengan mengembangkan cara kerja sistem yang lebih baik, dan memperbaiki hubungan dan kerjasama antar departemen.

Pada bagian kedua akan dijelaskan mengenai pandangan Deming yang ke 2, yaitu Pengetahuan mengenai variasi

Smart Organization

Apa yang membuat sebuah organisi disebut sebagai sebuah organisasi yang “smart” ?

Menurut Matheson (1998) perusahaan yang smart adalah perusahaan yang membuat keputusan strategis yang baik (being smart) dan menjalankan keputusan strategis tersebut dengan baik (acting smart). Dalam kaitannya dengan teknologi, smart organization diarahkan agar mengadopsi teknologi yang paling cocok dan pantas bagi organisasi tersebut, mengembangkan produk baru dengan kemungkinan sukses yang paling besar, dan mengelola portofolio R&D nya secara rasional.

Penelitian yang ada menunjukkan bahwa karakteristik suatu organisasi yang secara umum menentukan apakah perusahaan dapat menerapkan praktik terbaik (best practice) terdiri dari  9 karakteristik. Hal ini sering disebut sebagai “nine principles of smart organizations” (9 prinsip organisasi pintar). Prinsip prinsip ini mengandung hal hal yang dibutuhkan untuk dapat mengambil keputusan yang baik dan setiap prinsip mewakilkan teori atau norma yang mengorganisasi kumpulan kepercayaan tertentu dan pola perilaku. Jika prinsip prinsip ini dipakai, maka perilaku yang timbul akan memunculkan best practice dan berujung pada pengambilan keputusan yang baik.

smart organization

Kesembilan prinsip tersebut dibagi menjadi 3 kategori berikut:

Prinsip prinsip yang membantu organisasi mencapai tujuan nya (achieve purpose)

1. Kultur Penciptaan Nilai (Value Creation Culture). Prinsip ini mengatakan bahwa setiap kebijakan yang diambil oleh organisasi harus menciptakan nilai. Penciptaan nilai merupakan argument pendorong untuk berubah, menembus penghalang yang ada pada tradisi, hambatan fungsional, ambisi personal, bahkan batas dari budget.
2. Membuat Alternatif (Creating Alternatives). Dalam membuat keputusan, harus terdapat alternatif. Keputusan yang baik diambil berdasarkan beberapa alternatif keputusan. Perusahaan yang smart tidak akan mengambil keputusan strategis tanpa mempunyai beberapa keputusan alternatif untuk dipilih.
3. Pembelajaran terus menerus (Continual Learning). Suatu hal yang pasti adalah perubahan terus menerus. Perusahaan yang smart harus memiliki kemauan untuk untuk belajar terus menerus tentang bagaimana cara untuk menciptakan nilai yang lebih dalam kondisi teknologi, persaingan global, dan politik yang terus berubah dan berkembang setiap waktu.

Prinsip prinsip yang membantu organisasi mengerti lingkungan nya (Understand the environment)

1. Merangkul ketidakpastian (Embracing Uncertainty). Perusahaan yang smart mengerti bagaimana bekerja dengan ketidakpastian dan mengintegrasikan dengan proses pengambilan keputusan mereka. Perusahaan yang smart tidak menyangkal ketidakpsatian, namun memperhitungkan nya dalam mengambil keputusan. Ketidakpastian harus dimengerti, dikomunikasikan, dan dikelola.
2. Perspektif Strategi luar ke dalam (Outside-In Strategic Perspective). Dalam mengambil suatu keputusan, perusahaan yang smart harus memulai pemahaman mengenai lingkungan tempat perusahaan tersebut melakukan kegiatan nya. Perusahaan akan melihat keadaan lingkungan luar (keadaan dunia, arah customer dan supplier bergerak, dll) lalu baru melihat keadaan dan efeknya secara internal
3. Cara berpikir sistem (Systems Thinking). Perusahaan yang smart harus berpikir tentang efek sistematis yang akan terjadi saat membuat suatu keputusan. Perusahaan yang smart bisa memperhitungkan dampak yang maksimal dengan efek samping yang sedikit terhadap suatu keputusan

Prinsip prinsip yang membantu organisasi untuk memobilisasi sumber dayanya (mobilize resource)

1. Pengambilan Keputusan dengan disiplin (Disciplined Decision Making). Dalam pengambilan keputusan, proses yang dimiliki perusahaan yang smart membantu melihat keperluan akan adanya pengambilan keputusan, sebelum kejadian terjadi. Lalu proses yang terdisiplin dan sistematis yang menggambarkan langkah langkah yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan yang jelas akan diterapkan .
2. Penyamaan dan pemberdayaan (Alignment and Empowerment). Perusahaan yang smart mendorong partisipasi karyawan dalam prose pengambilan keputusan untuk mencapai kesamaan tujuan dan pemahaman yang dibutuhkan untuk membuat pemberdayaan menjadi efektif.

1. Alur informasi terbuka (Open Information Flow). Dalam organisasi yang smart, informasi terbuka lebar dan mengalir dengan bebas secara horizontal ke seluruh bagian organisasi. Kebiasaan menimbun informasi atau pengetahuan tidak berlaku lagi dan harus dihilangkan.

Implementasi BPM

BPM Suite

BPM Suite adalah cara untuk mengoptimasi konsep BPM dengan menggunakan beberapa aplikasi atau software, yang dapat menyediakan kemamuan untuk menganalisa, mengotomatisasi, mengimplementasi dan memonitor proses agar berjalan dengan baik dan efisien.
Dengan menggunakan BPM Suite, sebuah organisasi dapat menjalankan konsep perbaikan terus menerus. Beberapa langkah dalam melakukan implementasi BPM dalam proses bisnis adalah:

• Mencari proses bisnis yang lebih potensial untuk pengembangan organisasi. Semakin bermanfaat proses bisnis tersebut, semakin dapat pula proses bisnis itu meningkatkan produktivitas organisasi. Proses bisnis ini dapat dengan mudah diotomatisasi.
• Desain dan melakukan pemodelan terhadap proses bisnis tersebut. Desain yang baik akan membuat proses lebih efisien dan dengan mudah diterapkan. Di sinilah kita menggunakan Graphical Process Modeler yang sesuai degan BPMN untuk menggambarkan proses tersebut.
• Menjalankan proses tersebut. Process execution engine akan mengkoordinasi semua aktivitas dari semua pengguna dan sistem informasi yang dilibatkan. Selama eksekusi proses, semua informasi direkam untuk analisis lebih lanjut.
• Dapatkan informasi yang didapatkan selama proses berjalan dengan display dan real time. Informasi ini juga dapat digunakan untuk Intelligence Business System.
• Optimasi dan perbaiki proses. Dengan semua informasi yang didapatkan selama implementasi proses bisnis, kita dapat melihat peluang untuk mengembangkan proses yang ada, dan hal ini dapat dilakukan dalam waku yang singkat. Kegiatan ini akan berlangsung terus menerus dalam lingkaran.

Hasil dari implementasi langkah langkah di atas adalah optimasi dari performa dan kontrol terhadap organisasi dalam cara yang bertahap dan teratur.

Kunci Sukses Implementasi BPM

Situasi ekonomi saat ini memaksa perusahaan untuk menjadi jauh lebih kompetitif dan efisien daripada sebelumnya. Untuk mengotomatisasi dan mengatur proses bisnis dan proses administrasi yang ada secara lebih efisien akan sangat berpengaruh terhadap kesehatan perusahaan. Project BPM mempunyai banyak faktor yang menentukan sukses atau gagalnya project tersebut. Namun, project BPM mempunyai kekhususan tersendiri.  Berikut adalah kunci sukses pada strategic dan tactical level untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam implementasi BPM.

Pada Strategic Level:

• Kepemimpinan dari manajemen dan keyakinan internal mengenai pentingnya otomatisasi dari proses bisnis yang ada. Sebuah kultur mengenai manfaat BPM dan pengaruhnya terhadap peningkatan kualitas pekerjaan karyawan harus terbentuk.
• Pembentukan kultur mengenai perbaikan dan total quality, mendefinisikan konsep, filosofi, metodologi, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan implementasi BPM.
• Pemetaan orang orang yang bertanggung jawab terhadap proses tersebut dan bagaimana kinerja aktual mereka. Hal ini juga akan melibatkan manager tingkat menengah dan atas (atau senior)

PadaTactical Level:

• Implementasi dan keberadaan tool standar yang bisa diintegrasikan dengan sistem yang ada, untuk menjaga investasi dalam teknologi.
• Dengan project leader, mengikuti metodologi yang selalu mengarah pada continuous improvement.
• Menginformasikan dan melakukan edukasi mengenai proses, tools yang dipakai, dan BOM itu sendiri terhadap semua orang yang terlibat dalam project BPM.
• Memberikan feedback mengenai perbaikan proses selama project berjalan. Graphic tools dan real time monitoring akan sangat berguna untuk melakukan hal ini.

Saat ini, sangatlah penting bagi perusahaan untuk mengadopsi sebuah metodologi yang dapat mendukung model bisnis yang berkelanjutan dan memiliki profit yang baik, khususnya pada lingkungan bisnis yang berkembang dan kompetitif yang dihadapi oleh perusahaan.

Agar metode ini bisa berjalan dengan efektif, proses bisnis yang dimiliki perusahaan harus dilihat sebagai tuas untuk menganalisa dan mengoptimasi bagaimana cara perusahaan melakukan kegiatannya. Fakta sederhana dalam melakukan pemodelan dan analisa proses (inputs, outputs, participants, activities, information flows, dll) membuat kita dapat mengidentifikasi tempat tempat di mana perbaikan dapat kita lakukan, misalnya pada bottlenecks, downtime, pembagian tugas yang tidak seimbang, dan lainnya.

Terlebih lagi, saat proses mudah dimengerti, akan lebih mudah untuk mengetahui siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan yang dibawa oleh perbaikan tersebut, dan hal tersebut juga akan lebih mudah untuk dikenalkan dan dikomunikasikan terhadap personal yang terkait. Dengan kata lain, kita berbicara mengenai penggunaan proses sebagai dasar manajemen pengetahuan dan perubahan.

Berikut beberapa point penting untuk melakukan perbaikan terus menerus pada proses.

• Bentuk tim yang terdiri dari berbagai orang kunci dengan latar belakang yang berbeda beda dalam perusahaan tersebut. Dalam tim juga harus terdapat pengguna bisnis dan pengguna teknis.
• Analisa dan model proses bisnis yang ada dengan menggunakan simulasi dan mempertimbangkan hasilnya. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan tool yang terdapat pada BPM Suite.
• Import model ke execution engine agar kita dapat melakukan pengujian terhadap performa model, melakukan deteksi dan koreksi terhadap error yang ada, integrasi ke sistem dan dokumentasi.
• Monitor dan mengaudit proses yang ada.
• Hasil yang ada diadaptasikan pada model yang asli.

5P dalam Strategic Knowledge Management

5P Strategic Knowledge Management

Knowledge management merupakan suatu proses perubahan sosial  dan pengembangan yang sistematis. Hal ini tentunya tidak dapat diwujudkan dalam waktu singkat. Untuk mencapai integrasi yang penuh dalam organisasi, knowledge management bergantung pada keseimbangan dan kesetaraan antara 5 sistem inti, yaitu :

Planning

Perencanaan yang baik menentukan implementasi knowledge management yang baik. Perencanaan yang ada harus mencerminkan tujuan dari knowledge dan nilai serta proses apa saja yang dapat mewujudkan tujuan tersebut, baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Perencanaan juga membutuhkan pengawasan dan penilaian untuk memastikan bahwa perencanaan tersebut terlaksana dengan baik. Pada tahap ini, kita mendefinisikan pengetahuan apa saja yang dibutuhkan dan bagaimana kita dapat membuat sistem dan proses untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

People

Faktor berikutnya adalah pemilik dari knowledge dan individu yang menjalankan sistem dan proses yang ada, yaitu people atau manusia itu sendiri. Tanpa adanya komitmen dari individu yang menjalankan strategi ini, maka mustahil semua rangkaian kegiatan yang ada dapat terlaksana dengan baik. Nilai dan prinsip yang dipegang oleh perusahaan akan sangat menentukan bagaimana reaksi individu yang ada di dalam perusahaan tersebut terhadap knowledge management. Hal yang juga perlu diperhatikan adalah harus adanya keuntungan dalam hal ekonomi, sosial, maupun logistik yang akan dihasilkan dari penerapan knowledge management untuk mendapatkan komitmen dari individu yang ada.

Process

Selain individu dan perencanaan, kita juga harus memperhatikan faktor proses atau pelaksanaan dalam knowledge management. Prinsip knowledge management yang dijalankan tanpa proses yang baik tentunya akan mengalami kecacatan karena dilaksanakan melalui proses yang tidak baik. Manajemen mempunyai andil yang sangat besar dalam pelaksanaan proses ini.

Product

Hal ini merupakan output dari knowledge yang ada.  Setiap organisasi akan mempunyai produk knowledge yang berbeda beda satu sama lain nya. Produk yang dihasilkan dari proses penerapan knowledge management harus dipelihara dan tentunya harus dapat disebarkan ke seluruh bagian perusahaan, agar tujuan knowledge management tercapai. Explicit knowledge harus dipelihara dan didokumentasikan, sementara sumber dari embodied dan tacit knowledge harus diusahakan untuk didapatkan dan dapat diakses oleh orang lain.

Performance

Tentunya semua hal yang dilakukan akan menghasilkan suatu performa yang perlu diatur dan dijaga kualitasnya. Performa harus diukur karena perusahaan ingin mengetahui bagaimana pengaruh investasinya (dalam knowledge management) dapat mempengaruhi peningkatan efisiensi proses dan social dan intelectual capital yang dimiliki oleh individu dalam perusahaan tersebut. Knowledge management merupakan sebuah rencana jangka panjang dan melibatkan perubahan kultur, sehingga terdapat banyak tantangan dalam menilai kontribusinya terhadap tujuan perusahaan. Hal ini menyebabkan performa knowledge management dan integrasinya terhadap bisnis harus direview secara reguler.

Business Process Management

BPM, atau yang disebut dengan Business Process Management adalah sebuah metodologi pengelolaan bisnis, yang bertujuan untuk meingkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi dengan melakukan optimasi terhadap proses bisnis.

Optimasi tersebut dapat melibatkan satu department atau banyak department dalam sebuah atau bahkan beberapa organisasi. Salah satu contohnya adalah jika proses bisnis melibatkan supplier, customer ataupun partner bisnis. Konsep dasar dari BPM adalah mengelola proses, individu, dan informasi untuk semua aktivitas yang ada pada perusahaan, dan dengan cara yang distandarisasi. Beberapa contoh dari proses bisnis Antara lain adalah: Manajemen Pembelian, Reimburstment, Manajemen klaim terhadap insiden, sertifikasi supplier, penyeleksian personil, dan manajemen peminjaman uang.

Teknologi BPM menawarkan cara yang sangat baik untuk meningkatkan level produktivitas dan kompetisi dengan cara yang terus menerus, memfasilitasi cara untuk mengelola individu, konten, dan sistem yang ada dalam proses, yang memastikan efisiensi, efektivitas, dan memberikan fleksibilitas dan kekuatan yang memadai.

keuntungan dari BPM

Tujuan utama dari BPM adalah untuk mencapai kemajuan yang signifikan dalam sisi produktifitas dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.  Kedua faktor tersebut mempunyai dampak yang penting pada bisnis, dengan mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan implementasi yang cepat terhadap sebuah service yang baru.

Pada kegiatan sehari- hari, biasanya terdapat beberapa situasi pada tingkat operasional organisasi, antara lain:

• Aktivitas yang melibatkan beberapa departemen atau organisasi sering kali tidak teratur dan saling bersimpangan satu sama lain. Hal ini menyebabkan permasalahan, penundaan, dan pelayanan yang buruk.
• Informasi tidak berjalan antar department. Informasi seringkali hilang karena  tidak ada yang mengetahui siapa yang seharusnya mengerjakan sebuah tugas.
• Tim manajemen tidak dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan atau hasil pengerjaan. Tidak ada informasi yang cukup memadai untuk dijadikan dasar untuk mengambil keputusan.
• Beban pekerjaan tidak seimbang, sehingga menyebabkan timbulnya bottleneck yang berimbas pada efisiensi pada seluruh organisasi.
• Pengetahuan hanya dipegang oleh beberapa orang saja dan biasanya orang orang tersebut tersebar dan tidak terdapat di semua bagian

Untuk mengimbangi lingkungan yang kompetitif dan terus berkembang dan berubah, sangat lah penting untuk memegang teguh konsep “continuous improvement” atau perbaikan terus menerus menuju kesempurnaan. Organisasi harus memiliki fleksibilitas dan kelincahan untuk menangani perubahan perubahan seperti kebutuhan pelanggan yang terus berubah, perkembangan teknologi, karyawan, dan perusahaan juga harus efektif dan efisien agar dapat mengembangkan bisnis nya dalam jangka menengah maupun jangka panjang. Bisnis dan teknologi juga harus bergabung dan berjalan bersamaan untuk mencapai optimasi dengan bahasa dan tujuan yang sama.

Otomatisasi dan pengembangan yang terus menerus dari proses memungkinkan sebuah organisasi untuk mendapatkan keuntungan berikut:

• Peningkatan produktivitas organisasi. Aktivitas akan berjalan lebih mulus dan lebih efisien setelah dimodelkan dan diotomatsasi.
• Dapat mendeteksi dan memperbaiki masalah, seperti downtime, bottleneck, dan penggunaan sumber daya yang tidak efisien, secara cepat. Auditing dan monitoring yang menggunakan data yang real time yang didapatkan pada saat proses sedang berjalan membuat deteksi yang lebih awal dan lebih cepat terhadap sebuah permasalahan.
• Memperbaiki kerja sama antar departemen dan dengan organisasi eksternaI, seperti klien, supplier, dan distributor. Interaksi organisasi dengan pihak pihak ini dapat dengan mudah dimodelkan dan disistemasikan, mendatangkan efisiensi dengan bertukar informasi dan pekerjaan atau tugas (task).
• Memberikan pelayanan yang lebih baik untuk klien, supplier, distributor, dan partner. Provide better service to clients, suppliers, distributors and partners.
• Meningkatkan kontrol terhadap aktivitas organisasi. Setiap saat, snapshot dari pekerjaan yang sedang dikerjakan dapat dilihat.
• Mendapatkan informasi yang akurat mengenai performa perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat. Dengan menggunakan balance scorecard yang terupdate secara real time, maka performa perusahaan dapat dilihat dengan cepat.
• Mempunyai compliance terhadap hokum, peraturan, prosedur, dan best practice. Facilitate compliance with laws, regulations, procedures and best practices.
• Menghemat waktu dengan otomatisasi pembuatan dokumentasi dan informasi yang dibutuhkan.